Yapılan araştırmalar baskı ve kopyalama maliyetinin, kurumların en önemli gider kalemlerinden birini oluşturduğunu göstermektedir. Ancak çok az kurumun baskı maliyetlerini takip ettiği, kullandıkları yada satın alacakları ürünlerin Toplam sahip olma maliyeti hakkında fazla fikir sahibi olmadığı görülmektedir. Ürünlerin direkt (görünen) ve dolaylı (görünmeyen) maliyetlerinin tamamını içeren toplam sahip olma maliyeti bilgisine sahip olmadan kurumların baskı maliyetlerini düşürmesi yada kontrol altında tutulabilmesi mümkün değildir. Toplam sahip olma maliyeti yi oluşturan maliyet katagorileri ;

Donanım

Ürünün ilk satın alma maliyeti ve daha sonra ürünü geliştirmek için yapılacak ek yatırım maliyetleri (bellek arttırımı, sabit disk takılması, network kartı takılması vs. gibi)

Yazılım

Ürünle ilgili yazılımların, lisans ve yazılım sürüm yükseltme maliyetleri.

Sarf Malzemeleri

Ürüne ait kağıt, toner, drum, bakım kiti gibi sarf malzemelerin maliyetleri.


Yönetim

Ürünün kurulum, konfigurasyon, uzaktan erişim ve yönetim maliyetleri.

Alt Yapı

Ürünün nerelere koyulacağının planlanması, kaplayacağı alanın ve kullanacağı elektriğin maliyeti.

İş Kaybı

Kullanıcıların kullanın ve bakım amaçlı eğitimi, ürünün performansından ve çalışmasından kaynaklanan iş kaybı maliyetleri

Destek

Ürünün garanti süresi, bakım anlaşması bedeli ve yardım masası maliyetleri.

Finans

Ürünü satın almanın getirdiği finansal yük.

Ürün başına düşen kullanıcı miktarı, kişisel veya grup kullanım amaçlı ürünler kullanılması, kullanılan ürünlerdeki farklı marka, model ve teknoloji sayısı, ürünlerin yaşı, sarf malzemelerin satın alma ve stoklama yöntemleri kurumların dökümantasyon maliyetlerini etkileyen çok önemli unsurlardır.

Kurumlar, tüm bu detaylı bilgileri toparlayıp analiz etme konusunda, dökümantasyon çözümleri alanında uzman firmalarla işbirliği ve Sayfa Başı Maliyet Anlaşması yaparak maliyetlerini kolay bir şekilde düşürme veya kontrol altında tutabilme imkanına sahip olabilirler.